Закупки малого объема (малые закупки) — упрощенные процедуры приобретения товаров или услуг, которые проводятся на небольшие суммы без конкурса или аукциона. Максимальная доля ЗМО в совокупном годовом объеме закупок составляет 10%, но не больше 50 млн рублей.
Как сделать регулярные малоценные закупки простыми, быстрыми и максимально прозрачными? Эти потребности закрывает корпоративный интернет-магазин (КИМ). По сути, это маркетплейс, на котором компания проводит закупки малого объема по каталогу доверенных поставщиков – без этапа торгов по упрощенной процедуре.
Как работает электронный магазин ЗМО
В корпоративных интернет-магазинах реализован принцип маркетплейса, где взаимодействуют поставщики ТРУ и компания-закупщик. Закупки малого объема осуществляются по заранее заключенным контрактам, без процедуры торга или по упрощенной процедуре.
Данное решение подходит для крупных компаний с многочисленными филиалами, для каждого из которых необходимо закупить различную продукцию в зависимости от текущих потребностей. Проводить отдельную закупку для одного филиала через классическую электронную торговую площадку ЭТП долго и трудозатратно. Намного проще и быстрее сделать это через КИМ (читайте об этом подробнее в статье).
Есть две основные разновидности корпоративного интернет-магазина:
На платформе размещается заявка на закупку и на нее откликаются поставщики со своими предложениями
Руководитель филиала отправляет заявку на закупку необходимых товаров в SRM систему, где собираются потребности всей компании.
Формируется общая или отдельная заявка на закупку определенной категории ТРУ. Она отправляется в КИМ.
Поставщики получают уведомления о поступлении новой заявки на площадке, откликаются на нее и объявляют свои предложения с ценами и условиями.
Победитель выбирается автоматически или вручную – в зависимости от необходимых критериев (чаще всего это цена и сроки доставки).
Выбранный поставщик получает сообщение о том, что он выиграл. После этого в SRM закупщика происходит подписание договора и оплата заказа.
Данная схема цифровизации закупок малого объема реализована в проекте ВТБ «Бизнес-коннект». Разработка и внедрение полноценной закупочной системы внутри банка позволила автоматизировать ЗМО и дала возможность дополнительной экономии за счет здоровой конкуренции и получения более выгодных цен.
Поставщики сразу размещают свои каталоги с ценами и условиями на КИМ, а закупщик выбирает то, что ему подходит
Поставщики проходят упрощенную процедуру проверки, загружают в каталог свои предложения с ценами.
Закупщик через личный кабинет заходит в каталог, сразу видит цены и выбирает нужные позиции.
КИМ на базе B2B платформы AGORA автоматически проверяет соответствие закупки рамкам ранее установленных лимитов, и далее закупщик проводит внутреннюю закупочную процедуру.
После выбранного способа оплаты (постоплата либо предоплата) поставщик доставляет заказ сразу на склад филиала.
Такая система малых закупок позволяет обходить головной офис и бюрократию, но при этом обеспечивает должный уровень контроля бюджетов, лимитов и поставок. Яркий пример – госкорпорация Почта России, у которой есть как сторонние провайдеры для ЗМО, так и собственный КИМ для малоценных закупок. Каждый филиал Почты России самостоятельно контролирует актуальные потребности на ЗМО и проводит закупочные процедуры, что увеличивает скорость поставки.
Специфика данной модели КИМ в том, что сюда преимущественно приходят поставщики с рыночным уровнем цен. Они привыкли работать в условиях жесткой конкуренции, поэтому их прайсы максимально приближены к действующим на рынке.
Как проводится аккредитация поставщиков
В функционале корпоративного интернет-магазина отсутствует долгая проверка поставщиков. В КИМ процедура аккредитации и согласования максимально упрощена:
Поставщик указывает ИНН компании в заявке на регистрацию, которая отправляется на автоматическую проверку.
У КИМ может быть настроена автоматическая проверка контрагента через интеграцию с сервисами проверки (например, «СКРИН Контрагент») или ручная проверка сотрудниками службы безопасности.
Если возникают вопросы или рейтинг поставщика низкий, данные о нем передаются в службу безопасности. Сотрудник СБ может запросить дополнительную информацию у поставщика и после одобрить или отклонить регистрацию.
Преимущества КИМ для автоматизации и оптимизации закупок малого объема
Взаимодействие с доверенными надежными поставщиками, которые прошли аккредитацию и проверки по регламентам закупщика.
Наиболее выгодные условия и конкурентные цены, исключение из закупочных процедур посредников.
Прозрачное бюджетирование и никакой коррупции – решение основывается не на личных предпочтениях менеджера, а на факте соответствия товаров критериям закупки.
Экономия рабочего времени и финансов – ЗМО проходят через онлайн-каталог или через ускоренные торговые процедуры.
Интеграция с 1С, SAP, ERP системами позволяет осуществлять закупки в формате «единого окна», что экономит время и ресурсы.
Отчетность, аналитика, статистика, график закупок на будущие периоды, электронный документооборот.
Каждый заказчик может самостоятельно выбирать уровень автоматизации ЗМО. Например, одной компании может потребоваться этап согласования договора внутри КИМ, а кто-то предпочитает делать это в SRM.
