В последнее время, когда большинство компаний активно переводят бизнес в онлайн, SRM система (от англ. Supplier Relationship Management — управление взаимоотношениями с поставщиками) стала популярным инструментом в сфере закупок и снабжения. Она представляет собой специализированную онлайн платформу, предназначенную для эффективного контроля, управления и оптимизации взаимоотношений с поставщиками. Подробнее об SRM читайте в блоге компании-разработчика AGORA.
SRM системы и прочие специализированные решения, разработанные с целью автоматизации работы закупочного отдела организации, позволяют оптимизировать многие процессы, связанные с закупками, торгами, верификацией, отбором поставщиков и распределением финансов. Такие решения, как электронный магазин закупок и площадка SRM сокращают время и упрощают процесс закупок, предоставляя компаниям доступ к широкому каталогу верифицированных поставщиков и предлагая удобные инструменты, используемые в проведении тендерных операций.
В России многие компании уже осознали преимущества интеграции SRM системы и активно используют ее в своей деятельности. Эксперты исследовательской организации РАЭКС-Аналитика отметили, что, по результатам проведенного опроса, 57% руководителей различных компаний считают, что процесс автоматизации и диджитализации закупочной деятельности при помощи онлайн решений завершен на 80%. Еще 37% опрошенных отметили, что отделы закупок их предприятий находятся в стадии активного перехода в онлайн.
Открытие электронных платформ для закупочной деятельности, запуск и внедрение собственных SRM в работу стало важным шагом для современного бизнеса. Благодаря этому проведение закупочной деятельности стало более прозрачным и эффективным, а компании получили ценные инструменты для управления бюджетами, контроля расходов и анализа поставщиков.
Вендор и интегратор AGORA является производителем и поставщиком современных эффективных решений для автоматизации закупок. Одним из продуктов компании является SRM система. Предлагаем разобраться, как работает решение от AGORA и какими преимуществами оно обладает.
Этапы работы SRM системы от вендора AGORA
Взаимодействие с поставщиками в рамках SRM системы включает несколько важных этапов, которые охватывают все закупочные процедуры компании. Автоматизация этих этапов с помощью SRM системы позволяет существенно увеличить эффективность и качество закупок, а также сократить временные и трудовые затраты на их проведение.
Верификация поставщиков на площадке SRM.
Первым и одним из самых важных этапов взаимодействия с поставщиками является их верификация на площадке SRM. Этот процесс необходим для проверки подлинности и надежности контрагентов, а также чтобы убедиться в их соответствии требованиям организации.
В рамках системы предусмотрены функции SRM для автоматической проверки документов и данных контрагентов, а также возможность проведения мониторинга и оценки репутации поставщика. Например, компания AGORA предоставляет модуль SRM, который позволяет загружать, хранить и систематизировать данные о поставщиках-контрагентах, а также осуществлять их верификацию в соответствии с установленными требованиями. Платформа, как правило, может получить информацию о поставщиках со сторонних ресурсов, так как еще в процессе разработки и внедрения решения в работу осуществляются интеграции с различными сервисами.Квалификация поставщиков для допуска к закупке.
Второй этап взаимодействия с поставщиками — квалификация для допуска к закупкам. На этом этапе происходит оценка компетенций, ресурсов и возможностей поставщика в соответствии с заданными критериями. SRM система позволяет проводить квалификацию автоматически, основываясь на заранее заданных правилах и параметрах. По итогу квалификации поставщики получают статус допущенных к участию в закупочном процессе. Это позволяет уменьшить время и упростить процесс отбора поставщиков, обеспечивая качественный подбор, а также позволяя снизить расходы компании.
Например, AGORA SRM позволяет настраивать критерии квалификации поставщиков и контролировать их соответствие.
Квалификация происходит в несколько этапов. Сначала поставщики проходят первичное некоммерческое анкетирование, которое проходит быструю проверку. После этого каждый поставщик проходит квалификацию, которая проводится по заданному компанией алгоритму в зависимости от того, какой товар поставляет контрагент. Например, для поставщика канцелярских товаров и поставщика строительных материалов должны быть разработаны отличные друг от друга анкеты, которые проверяются сотрудниками разных отделов. Когда все ответственные сотрудники проверят и одобрят анкеты, квалификация будет считаться завершенной. Каждый из этапов квалификации согласуются предварительно с владельцем площадки.Sourcing.
Следующий и основной этап работы с контрагентами — проведение закупок или sourcing. До начала этого этапа сотрудники отдела закупок должны составить план закупок, создаваемый на основе потребностей каждого отдела компании. Он должен отображать наименования товаров, объемы и сроки, в которые необходимо осуществить закупку. Кроме того, определяются лимиты средств на проведение закупочной деятельности.
Далее проводится непосредственно проведение закупок. Это тендерный этап, в рамках которого происходит выбор поставщика и определение оптимальных условий поставки товаров или услуг. Для этих целей проводятся торги и аукционы. SRM система предоставляет широкий выбор инструментов, позволяющих проводить закупки, включая возможность направления запросов поставщикам для получения предложений, а также поддержку различных типов контрактов. Автоматизация закупочной деятельности через SRM систему помогает сократить время и упростить процесс поиска надежного поставщика, а также улучшить контроль над всем процессом проведения закупок и снизить риски ошибок или неправильных действий.
Поиск контрагентов может осуществляться и за пределами площадки, чтобы рассмотреть предложения наибольшего количества поставщиков и выбрать лучшее. Благодаря интеграции системы со сторонними сервисами закупщик может запросить информацию от поставщика по условиям закупки товара.
Когда выбран поставщик товара, начинается процесс согласования документации. Разрабатываются, обсуждаются и подписываются различные документы и акты. Процедура согласования может осуществляться не только в SRM системе, но и на сторонних ресурсах, также на этом этапе ведется отчетность по работе.P2P — процедура от закупки до оплаты.
Заключительная стадия взаимодействия закупщика с поставщиками — процесс, происходящий от оформления заказа до его оплаты или P2P (Procure-to-Pay). На этой стадии происходит формирование заказа, осуществление поставки и проведение оплаты контрагенту любым удобным способом. Сначала поставщик выгружает весь ассортимент в каталог, чтобы закупщик мог выбрать необходимые товары и собрать заказ. SRM система предоставляет возможность загрузки информации в различных форматах, например, XML, CSV или YML.
В SRM также существует функция Punchout каталог, которая используется для перехода на сайт контрагента через API. Эта опция помогает выбрать товары и собрать заказ на площадке поставщика, а дальше передать информацию в систему SRM.
Когда все товары выбраны, необходимо согласовать каталоги. Вначале проверяется нормативно-справочная информация (НСИ) на предмет корректности описаний, характеристик, изображений и других данных. Далее заказ отправляется на согласование категорийному менеджеру, который проверяет стоимость и условия закупки товара, а также рассматривает возможные изменения. После проведения процедуры согласования данные о заказе отправляются в сторонние сервисы.
SRM система позволяет не только автоматизировать, но и осуществлять контроль над всеми процессами P2P, включая формирование документов заказа и счетов-фактур, регистрацию поставок и проведение оплаты. Это позволяет уменьшить временные рамки проведения закупок и упростить процесс заключения сделок, а также обеспечить точность и своевременность платежей.
Разработка и интеграция SRM системы в работу с целью управления взаимодействием с поставщиками от AGORA является эффективным инструментом для современных компаний. Проект позволяет сократить временные и трудовые ресурсы на закупки, повысить качество и прозрачность процессов, а также обеспечить более эффективное управление расходами и анализ поставщиков. Интеграция системы работы с контрагентами (SRM) значительно упрощает и ускоряет процессы проверки и выбора поставщиков, формирования заказов и доведения всего цикла закупочной деятельности до оплаты. AGORA SRM предлагает мощные инструменты и модули, которые улучшают взаимодействие с поставщиками и обеспечивают максимальную эффективность и контроль в закупочных процессах компании.
SRM система — это неотъемлемая часть современного бизнеса, предоставляющая компаниям множество возможностей для оптимизации и совершенствования взаимодействия с контрагентами. Разработка и интеграция SRM системы от AGORA позволяет повысить эффективность закупок, оптимизировать бюджеты, снизить риски и обеспечить прозрачность и контроль в закупочных процедурах. Оптимизация закупок при помощи SRM AGORA возможна на выгодных условиях. Вы можете ознакомиться с ними на сайте компании.
