У каждой компании есть свой список первостепенных задач, нуждающихся в быстрой и успешной реализации. Но большинство из них объединяет необходимость в инструменте, способном ускорить и повысить эффективность управления корпоративной документацией. Самый простой способ избежать потери нужных договоров – внедрить 1с документооборот проф или корп. Что представляет собой эта программа и чем две ее основные версии отличаются друг от друга – в материале ниже.
1C:ДО – как он помогает в работе?
Основной целью использования программы является автоматизация рабочих процессов. Но здесь нужно отметить, что в расчет не берутся ведение бухучета или налоговых процессов. Как видно из названия программы, она нужна для эффективного управления документами внутри организации. Она позволяет:
- Регистрировать различные типы документов (договоры, поручения, служебные записки и т. д.);
- Загружать документы с различных устройств;
- Автоматизировать процесс обработки данных;
- Контролировать изменения в файлах;
- Хранить и архивировать документы;
- Быстро находить нужный файл и получать к нему доступ;
- Контролировать перемещение документов;
- Утверждать документацию с помощью электронных подписей.
Благодаря программе 1С:документооборот компания переходит от хаоса в документации к полному порядку. Все прозрачно: можно увидеть, над каким файлом сейчас работают. При этом есть возможность настроить доступ. Это значит, что каждый работник увидит только то, что ему положено. Например, от рядовых сотрудников будет скрыта зарплатная ведомость.
Отличия ПРОФ от КОРП
Программа выпускается в двух вариациях. Первая – 1С:ДО ПРОФ. Она является базовой. Ее могут использовать небольшие компании, отличающиеся простой структурой. В ней имеются все самые необходимые инструменты. С ее помощью можно контролировать задачи, выполнять учет, настраивать маршруты и т. д. Если у компании нет серьезных требований к документообороту, то версия ПРОФ – отличный вариант.
Более расширенной версией является 1с документооборот корп. Она выпускается для среднего и крупного бизнеса. От ПРОФ она отличается наличием более мощных инструментов. С помощью КОРП можно управлять сложными процессами. Настройка прав доступа в расширенной версии более гибкая. Можно создавать более сложные маршруты согласования.
Если у организации сложные внутренние связи, то КОРП – наиболее подходящая разновидность программы. Именно здесь сначала появляются все новые функции.
В каких ситуациях необходимо внедрить 1С:ДО?
Программа поможет любому бизнесу заметно упростить процесс управления документами. Но есть ситуации, когда ее внедрение необходимо в срочном порядке. Например:
- На то, чтобы найти нужный файл, у сотрудников уходит много времени. Как результат – замедление рабочего процесса, жалобы клиентов и т. д.
- На согласование уходит много дней. Если в компании непорядок с документами, нужный договор может долго «гулять» по офисам и затеряться. Результат – конфликты с клиентами и срыв сделки.
- Есть потенциально опасная ситуация, чреватая потерей данных. Возникают проблемы с локальными компьютерами, где хранятся документы, или архив с бумагами не соответствует требованиям пожарной безопасности.
- Компания расширяется. С появлением новых офисов и сотрудников растет и количество используемых документов.
Случаев, когда компания после внедрения 1С возвращается к ручному ведению архива, нет. А все потому, что это удобная, полезная и безопасная практика. 1С:документооборот можно связать со всей экосистемой 1С. Это сделает работу более эффективной, избавит от проблем, связанных с утратой нужных файлов, позволит сконцентрироваться на других важных задачах.
